La gestión del mail es una de las tareas que nos traen de cabeza en nuestro día a día. Unos van dirigidos a nosotros directamente y otros son para “estar al tanto” pero lo cierto es que nos roban un preciado tiempo de nuestra jornada laboral.

Se han escrito muchos posts sobre gestión eficiente de mails pero parece ser tropezamos con la misma piedra día sí y día también. ¿Dónde está el problema? En el cambio de hábitos.

Lo primero que hemos de entender es que el mail es una herramienta de comunicación, no de urgencias (para eso, está el teléfono) y que por lo tanto no requiere de supervisión permanente.

  • Hábito 1: Restringir la revisión del mail en cuatro momentos puntuales del día
  • Hábito 2: Eliminar cualquier notificación de entrada de un correo

Beneficio (Habito 1 + Hábito 2) = 100% Enfocados en la tarea en curso

Ahora estructuramos nuestro buzón de forma simple con tres buzones: buzón de “entrada” (y sin subcarpetas de clientes o proyectos) buzón de “destacados” (Gmail lo trae por defecto) y buzón de “posts de interés” y procedemos a su revisión de acuerdo al siguiente procedimiento:

  • Hábito 3: Procesamiento ágil:
    • Si el mail requiere de una respuesta corta => Respondo
    • Si el mail requiere una respuesta inmediata => Respondo
    • Si el mail requiere una respuesta larga => Marco el mail como destacado y lo envío a la lista de tareas. (Nota: Gmail integra estas dos funcionalidades)
    • Si el mail requiere de actuaciones => lo envío a la lista de tareas
    • Si el mail es una newsletter o un artículo de interés è lo envío al buzón de “posts de interés”

Beneficio (Habito 3) = Eficiencia e higiene mental

De esta manera, tengo la lista de tareas actualizada (con tareas y mails pendientes), todos los mails pendientes de responder listados en la carpeta de destacados y todos los post pendientes de lectura en la carpeta de “post de interés”.

A medida que voy respondiendo los mails de la carpeta de destacados, elimino la tarea de la lista de tareas y desactivo la etiqueta de destacados.

Si vemos la jugada desde el otro lado, el envío de mails, la eficiencia pasa por ahorrar tiempo a los que recibirán el mail:

  • Hábito 4: ¿Realmente debo enviar un mail? Quizás con una llamada ó una visita al despacho, resuelvo rápidamente.

Beneficio (Habito 4) = Ahorras tiempo (tuyo y el de tu interlocutor)

  • Hábito 5: Concreta el Asunto del mail y añade etiquetas. (#proyecto xxxx, #informe, #presentación,…)

Beneficio (Habito 5) = Das pistas al remitente y facilitas la búsqueda de mails

  • Hábito 6: Sé claro, conciso y breve en el mail. Utiliza frases cortas y estructura el contenido.

Beneficio (Habito 6) = Facilitas la lectura y reduces el tiempo de lectura.

Los psicólogos dicen que cambiar un hábito lleva 21 días, perseverando cada uno de los 21. Así que ánimo y a perseverar! Que los beneficios son muchos…