Son muchos los directores generales que sudan tintan china presentando resultados y desgranando un proyecto que a futuro quieren ver realizado en la empresa. Tienen el conocimiento y tienen las ideas pero no saben cómo venderlas al Consejo de Administración. Por otra parte, la sensación de desasosiego en la que se ven inmersos hace que se lancen al ruedo sin haberle dedicado el tiempo necesario que les permita salir airosos de lo que muchos consideran un “atolladero”.

El punto de partida pasa por saber qué quiero contar y en qué quiero hacer foco, qué elementos “desdibujar” y qué factores ó circunstancias potenciar. Y no vale con tener las ideas en la cabeza; hay que sentarse delante de un papel y ponerse a escribir. La escritura nos proporciona un tiempo extra de reflexión que es realmente valioso.

Una vez que el guión ya lo tenemos, hemos de crear la documentación de soporte y deberemos decidir el formato y si la entregamos total ó parcialmente antes de la reunión o durante la misma. Esta documentación de soporte, con las ideas clave y con la información de detalle, debe estar perfectamente estructurada y debe ser fácilmente leíble. No debemos perder de vista que una cosa es lo que nosotros decimos y otra bien distinta lo que los demás entienden. Por otra parte, es fundamental que los asistentes cuenten con un soporte de información sobre el cual reflexionar después de la reunión.

Llegados a este punto, hay que prever los posibles escenarios y preguntas. Cuando uno prepara una reunión es perfecto conocedor de los aspectos “más débiles” y puntos críticos de la misma. “Ponernos en los zapatos” de los asistentes y conocer cómo piensan, también nos ayudará a anticipar las posibles preguntas. Para cada una de ellas prepararemos respuestas, argumentos y datos si fuera posible. Las creencias no son discutibles (cada uno es libre de creer lo que quiera) pero los datos sí y son la mejor manera de refutar nuestros argumentos.

Y ya hemos llegado a la hora del ensayo. Desterraremos de nuestro vocabulario palabras que erosionen nuestra credibilidad: “yo creo…, esto podría ser una idea absurda…, lo intentaré…”. Nuestra obligación como directores generales es vender solvencia. Si no te sientes cómodo en esta parte, ensaya con alguien que te haga de oyente y que anote los elementos a “pulir”.

Finalmente, es el momento de la puesta en escena. Elige el vestuario de acuerdo a la imagen que deseas transmitir (parece tonto, pero no lo es; todo, absolutamente todo, cuenta) y asegúrate que los medios que vas a utilizar funcionan y la sala está preparada. Has trabajado duro para poner en valor tu gestión y tus proyectos. Ahora, simplemente hazlo!