Hoy en día, casi la práctica totalidad de las conferencias, jornadas y seminarios son acciones de marketing encubierto. El problema de todas estas acciones es que no tienen  muchas veces un retorno claro.

Desde el punto de vista de generación de “leads” de potenciales clientes, el promotor de la iniciativa no suele quedar satisfecho. Por otra parte, ponencias sin  un hilo conductor claro hacen que los asistentes salgan con más sombras que luces y desde luego, presentar un portafolio de servicios (por parte del promotor) que vaya más allá de los 5 minutos a una audiencia cautiva puede ser totalmente contraproducente. No parece que nadie salga ganando…

Entonces…¿cómo se debe plantear? Lo primero y fundamental es que la jornada tenga un hilo conductor claro. Las ponencias deben contar historias (desterremos de una vez por todas el portafolio de servicios), deben ser comunicadas de forma amena, con un soporte de presentación que sea atractivo y ligero y que transmitan dos o tres ideas clave. Seamos originales y creativos a la hora de abordar los temas y tengamos en cuenta de qué manera contribuye cada iniciativa al posicionamiento de nuestra marca. Cada una de las conferencias serán una pieza del puzle que una vez encajado nos dará la foto del conjunto. Y esto es importante porque cuando el asistente siente que “tocamos la tecla”, que aportamos claridad en un tema que previamente para él era “difuso”, en su cabeza posicionamos nuestra marca y nos convertimos en su referencia

Hoy en día, hay soportes vía web que aportan dinamismo a nuestras presentaciones, integrando redes sociales y permitiendo la participación de los asistentes. Y dado que nuestros asistentes se han registrado previamente y disponemos de su dirección de mail, enviémosles un mail con los links de las presentaciones al final de la misma y ofrezcámonos a resolver cualquier tipo de duda y… ¿por qué no incluirles nuestro portafolio de servicios en formato digital?

El tiempo dedicado a las acreditaciones es el momento de oro que rara vez se aprovecha de manera focalizada; viene a ser un momento “chit-chat” donde muchas veces, olvidamos para lo que estamos ahí.  Es habitual encontrarte a todos los miembros de la empresa organizadora del evento viendo llegar a los asistentes y hablando entre ellos en un único corrillo. ¿Es que a todos se les escapa que es un momento excelente para hacer networking con los posibles futuros clientes? Creemos las condiciones. Hagamos un trabajo previo de investigación sobre los asistentes y seleccionemos a los posibles clientes más interesantes para nosotros. Preparemos una zona de cafés, tés y pastas para que de una manera relajada y distendida se produzcan conversaciones haciendo foco por nuestra parte sobre los posibles clientes de nuestro interés. Y por favor, vayamos bien provistos de tarjetas de visita.

En la agenda indicaremos únicamente “acreditaciones” para tratar de concentrar el mayor número de asistentes durante el máximo tiempo. Fijemos 20 minutos para la entrega de acreditaciones pero no abramos las puertas de la sala donde tendrá lugar el evento, redirigiendo a todos los asistentes a tomar un café. Después de esos 20 minutos, aguantemos 5 minutos más y abramos las puertas de la sala invitando a los asistentes a pasar. Finalmente, concedamos 5 minutos adicionales de cortesía y abramos la sesión.

Estos 30 minutos de charlas de café propician los contactos iniciales que apuntalaremos en tanto en cuanto la sesión resulte interesante. Plantear la sesión de networking únicamente al final de la sesión no suele traer buenos resultados, porque mucha gente va con prisa y sale disparada.

El tiempo es uno de los bienes más preciados de los que disponemos así que si convocamos a un público para contarles algo, que sean contenidos que merezcan la pena y marquen la diferencia y  que redunde en posicionamiento de nuestra marca y genere leads de calidad de futuros clientes. Esto va de hacer marketing inteligente con un retorno de la inversión. No lo perdamos de vista.