Una respuesta recurrente y habitual a una pregunta tal como “¿qué tal han ido  las ventas el mes pasado?” (y donde pone ventas podemos poner el ticket medio, el nº medio de productos vendido por cliente, la rentabilidad por cliente, etc.…) suele comenzar con un “me parece…”, “creo que…”, “tengo la sensación…”

Ello ya me da una idea de donde está el cliente y me indica si dispone o no una serie de informes sistematizados y la información adicional de la que debiera disponer para tomar decisiones en base a datos y no a creencias o pareceres.

Y es que esta situación puede parecer extraordinaria pero es más generalizada de lo que pudiéramos pensar. Si la información necesaria está en el reporte de la empresa, genial, pero si no, algo que podríamos hacérnoslo nosotros mismos en un “pim-pam”, se nos hace todo un mundo y perdemos muchas horas.

¿Cuáles son las claves para crear un sistema de reporting valioso?

1) Definir una correcta estructura de base de datos en base a tres principios:

  • Facilidad para el proceso de carga. ¿De qué sistema de información puedo extraer la base de datos que necesito?
  • Descomponer todos los campos en su “unidad mínima de información”, haciendo uso de una tabla “intermedia”.

Las tablas intermedias hacen de “traductor”. El campo DIRECCIÓN (que ocupa una única columna) lo descompondrá en seis “unidades mínimas de información”: CALLE, PORTAL, CIUDAD, CÓDIGO, PROVINCIA, PAÍS. (seis columnas)

La ventaja de disponer de la información así estructurada es permitir a posteriori (con el uso de tablas dinámicas) agregar información o desagregarla, favoreciendo la segmentación o el nivel de información deseada.

  • Disponer de datos de calidad.

Si tenemos una cliente que se llama “María Fernández” y en la base de datos de facturación dicha cliente aparece como:

  • Maria Fernández
  • María Fernandez
  • Maria Fernandez
  • María Fernández

el sistema entenderá que dispone de cuatro clientes distintos y si estamos analizando el ticket medio por cliente, o el nº de nuevos clientes, la periodicidad de compra de nuestro clientes, etc.…obtendremos conclusiones erróneas, únicamente porque no disponemos de datos de calidad.

2) Conocimiento de la funcionalidad de tablas dinámicas de Excel e implementación de gráficos a partir de tablas dinámicas.

Hay un montón de tutoriales al respecto pero si puedes “echar” mano de alguien que te lo explique, ahorrarás tiempo.

3) Trasladar el conocimiento del punto 2 y plasmarlo en el reporte que necesitamos y que visualizamos en nuestra mente y con el menor número de tablas posibles.

Aquí ya entra en juego la experiencia que será inversamente proporcional al nº de tablas que necesites.

Siempre he sido fiel al lema “work smart, not hard”. La definición de un reporting con varios indicadores te llevará tiempo la primera vez pero una vez hecho, una vez realizada la carga de datos, te permitirá disponer de la información actualizada en un único click.