La mayoría de los informes de productividad coinciden que las reuniones constituyen una fuente de ineficiencia y de pérdida de tiempo. Nos encanta reunirnos y por más remodelaciones de oficina que realicemos, aumentando los metros cuadrados destinados a este fin, parecen ser insuficientes. Entonces, ¿qué hacemos mal?

Hoy quiero centrarme en las reuniones internas  (las que tienen lugar entre compañeros de trabajo) y voy a ir desgranando la lista de errores más frecuentes antes, durante y después:

Antes de la reunión:

#Error 1: Convocar una reunión cuando la situación / problema a tratar podría resolverse vía teléfono y/o mail y/o visita de 10 minutos a dos o tres despachos de las personas involucradas.

#Error 2: Lista de convocados interminable. En España, no ser invitado a una reunión si fulano o mengano está invitado es considerado un desagravio “jerárquico” considerable. Dinamizar reuniones con gran nº de asistentes es complicado máxime cuando se trata de una reunión de trabajo; por ello, cuanto menor sea la lista de convocados, más sencillo será avanzar sin enredarnos en los detalles.

#Error 3: No enviar una agenda con cierto grado de detalle con los temas a tratar durante la reunión. Poner título a la reunión no es suficiente. Una agenda detallada permitirá a los convocados preparar la reunión y acudir a ella con toda la documentación pertinente.

#Error 4: No conocer el “background” de la lista de asistentes y su psicología. Ello va a permitir adecuar nuestra comunicación para que aquello que deseamos transmitir, llegue. Éste es un elemento clave, dado que cada persona es un mundo y nuestra psicología, determina nuestra manera de entender el mundo.

#Error 6: No revisar que todos los medios que van a ser utilizados funcionan correctamente (en el caso de que fueran necesarios)

Durante de la reunión:

#Error 6: Llegar tarde. Si por nuestra posición en la empresa, vamos de reunión en reunión, deberemos asegurarnos que tenemos un margen de 15 min – 30 min entre una y otra. Si establecemos este hábito en toda la compañía serán muy reducidas las ocasiones de impuntualidad.

Es necesario fortalecer este hábito y empezando por el gerente y sus directores que son los que hacen un mayor “abuso” del tiempo de sus subordinados.

#Error 7: Estar pendiente de los mensajes que “entran” vía móvil. Además de ser una falta de respeto nos hace perder el hilo, queramos aceptarlo o no.

#Error 8: No enfocar los temas por parte de los participantes, dando vueltas y vueltas, aburriendo a la audiencia con nuestra exposición y extralimitándonos en el tiempo asignado. Comunicar es un arte y es una herramienta que deberemos mejorar con los años. He conocido a muchos profesionales que teniendo mucho conocimiento sobre un tema, no han sabido comunicarlo y sus exposiciones son grandes fracasos donde “sudamos” todos.

#Error 9: El convocante de la reunión no la lidera. En este caso, “Houston, tenemos un problema”.

#Error 10: No tomar notas. Escribir es activo y escuchar es pasivo. Escribir nos ayuda a fijar las ideas relevantes para uno mismo, más allá de disponer al final de la reunión del acta correspondiente, si fuera el caso.

#Error 11: Programar reuniones más allá la hora y media. Es muy difícil mantener a la audiencia enfocada. La escasez de tiempo actúa como catalizador de la acción. Si sentimos que tenemos mucho tiempo por delante, la dispersión está asegurada.

#Error 12: Atascarnos en temas. Es mejor pasar al punto siguiente y convocar una nueva reunión para tratar el tema en cuestión.

#Error 13: No cerrar la reunión con un breve resumen de las conclusiones a las que se ha llegado y un repaso a la lista de To do’s.

#Error 14: No plantear una breve discusión de cinco minutos sobre lo que hemos aprendido en la reunión, lo que hemos hecho bien y lo que debemos mejorar. Para mí, esta parte es vital porque nos hace tomar consciencia. Sin consciencia no hay aprendizaje y lo que perseguimos es reunirnos “más eficientemente” cada vez.

#Error 15: Prolongar la reunión más allá del tiempo programando cuando alguno de los asistentes tienen otro compromiso, que a priori, no debieran eludir.

Después de la reunión:

#Error 16: Enviar el acta de la reunión una semana más tarde.

#Error 17: Incumplir los compromisos adquiridos (generalmente en tiempo) sin ningún tipo de aviso o comentario al respecto.

Estoy convencida que estos errores los hemos vivido todos en carne propia. Cada reunión supone un nuevo reto porque mantener reuniones eficaces requiere de disciplina, de generosidad,  y de empatía e ir aprendiendo de manera inteligente por el camino a base de prueba y error.